不会电脑怎么做资料员？手写记录再请文员录入的真实经验

　　说起资料员这行当，不少人第一反应得会打字做表。可我在工地上见到的老李，五十多了，电脑开机都费劲，但人家手里的资料从没出过大乱子。他的法子特简单，就是一支笔几个本子，外加每周找文员帮半天忙。今天就把这套土办法掰开揉碎说说，全是实打实能照着做的步骤。

　　一、隐蔽记录照着模板手填空格

　　隐蔽验收这种单子，项目部都存着现成的空白模板。老李每次去现场前，先拿一沓空白表格，上面该填的标高、轴线、混凝土标号这些格子都留着空。到了浇筑面，拿卷尺和水平仪一测，当场就往格子里写数据。比如底板厚度300毫米，他就写“300mm”，位置是3-5轴交B-C轴，也直接填上。

　　最容易出问题的就是日期和签字栏。老李有个习惯，填完数据马上把当天的日期写上，后面紧跟着签自己名字。他说很多新人手填容易忘这些，等后来补签就说不清了。另外隐蔽内容里的文字描述，像“钢筋规格间距符合要求”这种套话，模板上有他就照抄，没有就自己手写几行，不用多精准，关键是把实际尺寸和位置写明白。

　　二、材料进场先用本子记四样信息

　　钢筋水泥这些大件一到场，送货单肯定有。老李兜里常年装个巴掌大的记事本，车一来就对着单子抄四样东西：材料名称、规格型号、数量、进场日期。比如“螺纹钢，HRB400，直径18，35吨，5月12日”。字不用好看，自己能认出来就行。

　　光抄单子不保险，老李还会走到材料跟前，看看捆上的铁牌或者包装上的喷码。有一回他就发现送货单写的是直径16，实际车上卸下来的是14，当场让司机换回去了。这个核对动作也就多花两三分钟，但能省掉后面报验时的大麻烦。四样信息记好了，等报验的时候直接抄到正式表格上，不用再跑现场看。

　　三、报验单手填完找监理签字别拖

　　材料或者工序弄完了，要填报验申请表。老李的做法是，提前把表上能手填的基本信息都写全，比如工程名称、部位、报验内容。然后拿着这个手写版，直接去找监理。他从来不攒着好几张一起签，说监理看到堆一堆文件容易烦，不如报一项签一项。

　　签字栏里哪一行该谁签，老李都记得很清。他会在监理签字那一栏右下角贴个小小的便利贴，写上“请×工签字”。这样监理拿到手一眼就知道签哪儿。而且他每次都等监理签完字，再当面把表格叠好放回自己的文件夹，避免后面被人抽走或者弄混。一般一个报验从手填到签完，不超过半天，绝不拖到第二天。

　　四、每周固定半天请文员敲进电脑

　　手写的记录再全，最后也得有电子版存档。老李跟项目文员小陈约好了，每周四下午两点到五点半，就是他的录入时间。他提前把这周手填的隐蔽记录、材料进场本子复印件、签好字的报验单，都按时间顺序理好，摞成一沓。

　　他每次都会用个回形针别一张纸，上面写着“先录隐蔽，再录材料，最后录报验”。因为隐蔽资料送档案馆最急。小陈打字快，照着老李的手写内容往模板里敲，基本不出错。老李自己就在旁边坐着，碰到字迹潦草的地方直接口头说一遍。三个半小时绰绰有余，一周攒的资料全能录完。

　　五、自己留套手写底册防录入出错

　　电子版弄好了，不等于万事大吉。老李有个铁规矩：所有手写过的原始记录，一概不扔。他拿那种最便宜的硬壳笔记本，按月份分开，隐蔽记录贴一个颜色标签，材料进场贴另一个色。这样小陈录入完，他隔天会抽空随便翻开两页，跟电脑上的打印件对一下。

　　每份手写记录被他交出去录入之后，他就在本子右上角画个圆圈，里面写个“录”字，再标上日期“5.16”。等拿到打印件确认无误了，就把圆圈涂实。如果发现有哪项数据敲错了，比如“35吨”敲成“35公斤”，他当场拿红笔在手写底册上圈出来，再去找小陈改。这套土办法看着笨，但老李干了三年资料，从没因为录入错误被退回过。