在企业的财务管理中，应收款管理是一项至关重要的工作，它关乎着企业的资金流动和财务健康。而生成凭证则是应收款管理流程中的关键环节，准确、及时地生成凭证能够确保财务数据的准确性和完整性，为企业的决策提供可靠依据。那么，应收款管理究竟怎么生成凭证呢？接下来，我们将为你带来一份全面指南。

一、了解应收款管理凭证生成的基本概念

在深入探讨如何生成凭证之前，我们需要先了解一些基本概念。

什么是应收款管理凭证：应收款管理凭证是记录企业与客户之间债权债务关系的会计凭证，它反映了企业销售商品或提供劳务后应收取的款项。这些凭证是财务核算的重要依据，能够帮助企业准确记录收入和应收账款的变动情况。

凭证生成的目的：生成应收款管理凭证的主要目的是为了准确记录企业的经济业务，遵循会计准则和法规的要求，为财务报表的编制提供数据支持。凭证也是审计和税务检查的重要依据。

凭证的类型：常见的应收款管理凭证包括销售发票、收款凭证、坏账准备计提凭证等。不同类型的凭证在格式和内容上可能会有所差异，但都包含了关键的财务信息，如日期、客户名称、金额、摘要等。

凭证生成的流程：一般来说，应收款管理凭证的生成流程包括业务发生、数据录入、审核、凭证生成和记账等环节。每个环节都需要严格把控，以确保凭证的准确性和合规性。

凭证与财务报表的关系：应收款管理凭证中的数据会直接影响到企业的资产负债表、利润表等财务报表。准确的凭证生成能够保证财务报表的真实性和可靠性，为企业的财务分析和决策提供有力支持。

凭证的保管：生成的应收款管理凭证需要妥善保管，以备后续查询和审计。企业应建立完善的凭证保管制度，明确保管期限和保管方式。

二、准备应收款管理凭证生成所需的数据

要准确生成应收款管理凭证，就需要准备好相关的数据。

客户信息：包括客户的名称、地址、联系方式、信用等级等。这些信息有助于企业了解客户的基本情况，评估信用风险，并在凭证中准确记录客户信息。

销售合同：销售合同是企业与客户之间的重要法律文件，它规定了双方的权利和义务，包括商品或服务的名称、数量、价格、交货时间、付款方式等。合同中的条款是生成凭证的重要依据。

销售发票：销售发票是企业销售商品或提供劳务的重要凭证，它记录了销售的详细信息，如发票号码、开票日期、商品或服务名称、数量、单价、金额等。发票是确认收入和应收账款的关键依据。

收款记录：记录客户的付款情况，包括付款日期、付款金额、付款方式等。收款记录能够帮助企业及时更新应收账款的余额，确保数据的准确性。

商品或服务明细：详细记录销售的商品或提供的服务的名称、规格、型号、数量等信息。这些信息有助于企业进行成本核算和库存管理。

其他相关资料：如运输单据、验收报告等，这些资料可以作为销售业务发生的佐证，进一步确保凭证的真实性和准确性。

三、选择合适的应收款管理软件

在现代企业中，使用专业的应收款管理软件可以大大提高凭证生成的效率和准确性。

功能完整性：选择的软件应具备应收款管理的各项功能，如客户管理、销售合同管理、发票管理、收款管理、凭证生成等。功能完整的软件能够满足企业多样化的需求，提高工作效率。

操作便捷性：软件的操作界面应简洁明了，易于使用。即使是没有专业财务知识的人员也能够快速上手，减少培训成本和操作失误。

数据安全性：应收款管理涉及到企业的敏感财务数据，因此软件应具备高度的数据安全性。采用加密技术、访问控制等手段，确保数据不被泄露和篡改。

可扩展性：随着企业的发展，业务规模和需求可能会不断变化。选择具有可扩展性的软件，能够方便企业进行功能扩展和升级，满足未来的发展需求。

兼容性：软件应能够与企业现有的其他管理系统，如财务软件、ERP系统等进行无缝对接，实现数据的共享和流通，提高企业的整体管理效率。

售后服务：选择有良好售后服务的软件供应商，能够在使用过程中及时获得技术支持和问题解决，确保软件的正常运行。

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四、设置应收款管理软件的凭证生成参数

在选择好合适的软件后，需要对软件的凭证生成参数进行设置。

会计科目设置：根据企业的会计制度和财务管理要求，设置应收款管理相关的会计科目，如应收账款、主营业务收入、应交税费等。确保科目设置准确无误，以便生成正确的凭证。

凭证模板设置：软件通常提供了多种凭证模板，企业可以根据自身的业务特点和需求，选择合适的模板进行设置。模板中应包含必要的字段，如日期、凭证编号、摘要、科目、金额等。

凭证编号规则设置：制定合理的凭证编号规则，确保凭证编号的唯一性和连续性。可以根据业务类型、日期等因素进行编号，方便凭证的查询和管理。

自动生成规则设置：设置自动生成凭证的规则，如在销售发票审核通过后自动生成应收账款凭证，在收款到账后自动生成收款凭证等。这样可以提高凭证生成的效率，减少人工操作。

摘要设置：摘要应简洁明了地反映业务内容，便于财务人员和审计人员理解。可以设置摘要的生成规则，如根据业务类型自动生成相应的摘要。

审核流程设置：设置凭证的审核流程，明确审核人员和审核权限。只有经过审核的凭证才能进行记账操作，确保凭证的准确性和合规性。

五、录入应收款管理相关业务数据

准确录入应收款管理相关业务数据是生成凭证的基础。

销售发票录入：将销售发票的相关信息准确录入到软件中，包括发票号码、开票日期、客户名称、商品或服务名称、数量、单价、金额等。录入完成后，应仔细核对数据的准确性。

收款数据录入：当收到客户的款项时，及时录入收款数据，包括收款日期、收款金额、付款方式、客户名称等。确保收款数据与销售发票数据能够对应起来。

销售合同录入：将销售合同的主要信息录入到软件中，如合同编号、签订日期、客户名称、商品或服务内容、金额、付款条款等。合同信息可以为后续的业务处理提供参考。

客户信息更新：及时更新客户的相关信息，如联系方式、信用等级、欠款情况等。准确的客户信息有助于企业进行信用管理和风险评估。

业务备注录入：对于一些特殊的业务情况或需要说明的事项，可以在软件中录入业务备注。这些备注可以为财务人员和其他相关人员提供额外的信息。

数据审核：录入的数据需要进行审核，确保数据的准确性和完整性。审核人员应仔细核对各项数据，发现问题及时进行修改。

六、审核应收款管理业务数据

审核是确保应收款管理业务数据准确无误的重要环节。

销售发票审核：审核销售发票的真实性、合法性和准确性，包括发票的开具日期、客户名称、商品或服务内容、金额等是否与实际业务相符。检查发票的格式和内容是否符合税务要求。

收款数据审核：审核收款数据的真实性和准确性，包括收款日期、金额、付款方式等是否与银行对账单一致。确保收款数据与销售发票数据能够对应，避免出现多收或少收的情况。

销售合同审核：审核销售合同的条款是否合理、合规，是否符合企业的利益。检查合同中的商品或服务内容、价格、付款方式、交货时间等条款是否明确。

客户信用审核：对客户的信用状况进行审核，评估客户的信用风险。根据客户的历史交易记录、信用评级等因素，决定是否给予客户信用额度和信用期限。

数据一致性审核：审核各项业务数据之间的一致性，如销售发票与销售合同、收款数据与应收账款等是否相符。确保数据的逻辑关系正确。

审核结果处理：对于审核通过的数据，可以进行下一步的凭证生成操作；对于审核不通过的数据，应及时反馈给相关人员进行修改，直到审核通过为止。

七、生成应收款管理凭证

在完成数据录入和审核后，就可以生成应收款管理凭证了。

手动生成凭证：对于一些特殊的业务情况或不符合自动生成规则的业务，可以选择手动生成凭证。手动输入凭证的各项信息，如日期、凭证编号、摘要、科目、金额等，然后进行保存和审核。

自动生成凭证：根据之前设置的自动生成规则，软件可以自动生成应收款管理凭证。当销售发票审核通过或收款到账时，系统会自动触发凭证生成流程，生成相应的凭证。

凭证预览：在生成凭证后，可以进行凭证预览，检查凭证的内容是否正确，格式是否符合要求。如果发现问题，可以及时进行修改。

凭证审核：生成的凭证需要进行审核，确保凭证的准确性和合规性。审核人员应仔细核对凭证的各项信息，如科目、金额、摘要等是否与业务数据一致。

凭证记账：经过审核的凭证可以进行记账操作，将凭证数据记录到财务账簿中。记账后，凭证数据将无法修改，因此在记账前应确保凭证的准确性。

凭证查询和打印：生成的凭证可以在软件中进行查询和打印，方便财务人员和其他相关人员查看和保存。可以根据凭证编号、日期、客户名称等条件进行查询。

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八、检查和调整应收款管理凭证

生成凭证后，还需要对凭证进行检查和调整。

凭证内容检查：仔细检查凭证的各项内容，如日期、凭证编号、摘要、科目、金额等是否准确无误。确保凭证的内容能够真实反映业务情况。

科目使用检查：检查凭证中使用的会计科目是否正确，是否符合会计准则和企业的会计制度。如果发现科目使用错误，应及时进行调整。

金额计算检查：核对凭证中的金额计算是否正确，包括小计、合计等。确保金额的准确性，避免出现计算错误。

凭证与业务数据核对：将凭证与相关的业务数据进行核对，如销售发票、收款数据等，确保凭证能够准确反映业务的发生情况。如果发现不一致的情况，应及时查明原因并进行调整。

调整凭证：如果发现凭证存在错误或需要进行调整的情况，可以在软件中进行凭证调整。调整凭证时，应遵循相关的会计原则和规定，确保调整的合法性和准确性。

凭证存档：经过检查和调整无误的凭证，应进行存档保存。可以将凭证打印出来装订成册，也可以进行电子存档，方便后续的查询和审计。

九、定期对应收款管理凭证进行归档和保管

做好应收款管理凭证的归档和保管工作，对于企业的财务管理至关重要。

纸质凭证归档：将打印出来的应收款管理凭证按照一定的顺序进行装订成册，如按照凭证编号或日期顺序。在装订时，应确保凭证的整齐和牢固，避免凭证散落。

电子凭证归档：将电子格式的应收款管理凭证进行分类存储，建立完善的电子档案系统。可以按照年份、月份、客户名称等进行分类，方便查询和管理。

归档期限：根据相关法律法规和企业的规定，确定应收款管理凭证的归档期限。一般来说，凭证应保存一定的年限，以备后续的审计和税务检查。

保管环境：纸质凭证应存放在干燥、通风、防火、防潮的地方，避免凭证受潮、发霉或损坏。电子凭证应进行定期备份，存储在安全可靠的存储设备中，防止数据丢失。

查阅权限：明确应收款管理凭证的查阅权限，只有经过授权的人员才能查阅相关凭证。查阅时应进行登记，记录查阅的时间、人员和查阅内容。

销毁处理：当凭证达到保管期限后，应按照规定的程序进行销毁处理。销毁前应进行审核和批准，确保销毁的合法性和合规性。

通过以上全面的指南，相信你已经对应收款管理怎么生成凭证有了更深入的了解。在实际操作中，要严格按照流程和规范进行，确保凭证生成的准确性和及时性，为企业的财务管理提供有力支持。

常见用户关注的问题：

一、应收款管理怎么生成凭证？全面指南来袭

嘿，这个问题可太实用啦！我就想知道很多人在做应收款管理的时候，都不太清楚怎么生成凭证，要是有个全面的指南，那可真是帮了大忙。下面咱们就来好好唠唠。

1. 了解基本概念

首先得知道应收款管理是啥，简单说就是对企业销售商品、提供劳务等应向购货单位或接受劳务单位收取的款项进行管理。凭证呢，就是记录经济业务、明确经济责任的书面证明。

2. 准备工作

要确保相关的业务数据准确无误，比如销售合同、发货单、发票等。这些都是生成凭证的依据。

3. 选择合适的软件

现在有很多财务管理软件都能实现应收款管理和凭证生成功能。像金蝶、用友等，它们操作相对简单，功能也比较强大。

4. 录入业务信息

在软件里把销售业务的详细信息录入进去，包括客户名称、商品名称、数量、金额等。

5. 设定凭证模板

软件一般都有凭证模板可以设置，根据企业的会计制度和实际需求，设置好应收款相关的凭证模板，这样生成凭证会更高效。

6. 生成凭证

录入完业务信息，选好模板后，点击生成凭证按钮，软件就会自动根据业务数据生成相应的凭证。

7. 审核凭证

生成的凭证还需要审核，检查凭证的科目、金额等是否正确，确保凭证的准确性。

8. 保存和打印

审核无误后，把凭证保存起来，有需要的话还可以打印出来存档。

二、应收款管理软件哪个好？

我听说现在市场上应收款管理软件可多啦，我就想知道到底哪个好用。不同的软件肯定有不同的特点，选对了软件能让应收款管理轻松不少。

1. 功能完整性

好的软件应该具备客户管理、应收款跟踪、账龄分析、预警提醒等功能，能满足企业对应收款管理的各种需求。

2. 操作便捷性

界面要简单易懂，操作方便快捷，这样员工能快速上手，提高工作效率。

3. 数据安全性

应收款数据涉及企业的财务机密，软件要有可靠的安全机制，防止数据泄露和丢失。

4. 可扩展性

随着企业的发展，软件要能方便地进行功能扩展和升级，适应企业变化的需求。

5. 性价比

价格要合理，不能太贵，同时功能又要满足企业需求，这样才是高性价比的软件。

6. 售后服务

软件使用过程中难免会遇到问题，好的售后服务能及时解决问题，保证企业的正常使用。

7. 用户口碑

可以看看其他企业对软件的评价和使用反馈，口碑好的软件通常更值得信赖。

8. 与其他系统的兼容性

如果企业还有其他管理系统，软件要能与这些系统兼容，实现数据的共享和交互。

三、应收款逾期怎么处理？

哎呀，应收款逾期可真是个让人头疼的问题。我就想知道很多企业遇到这种情况都不知道该咋办。下面就说说处理办法。

1. 及时提醒

发现应收款逾期后，第一时间给客户发送提醒信息，比如邮件、短信等，友好地提醒客户还款。

2. 了解原因

和客户沟通，了解逾期的原因，是资金周转困难，还是有其他问题。

3. 协商解决方案

根据客户的情况，协商一个双方都能接受的解决方案，比如延长还款期限、分期还款等。

4. 发送催款函

如果提醒和协商没有效果，可以发送正式的催款函，明确告知客户逾期的后果。

5. 采取法律手段

在必要的情况下，可以通过法律途径追讨欠款，比如申请仲裁或起诉。

6. 内部反思

企业自身也要反思，是不是在销售和应收款管理环节存在问题，避免类似情况再次发生。

7. 调整信用政策

根据客户的逾期情况，调整对该客户或其他客户的信用政策，降低风险。

8. 建立逾期档案

把逾期客户的相关信息记录下来，建立逾期档案，方便后续的管理和跟踪。

四、应收款管理对企业有什么重要性？

我就想知道很多企业可能都没太重视应收款管理，其实它对企业可重要啦。下面就来详细说说。

1. 保障资金流转

及时收回应收款能保证企业的资金正常流转，让企业有足够的资金用于生产、采购等。

2. 降低财务风险

有效的应收款管理可以减少坏账的发生，降低企业的财务风险。

3. 提高企业信誉

企业能够合理管理应收款，按时收款，能提高企业在客户和合作伙伴中的信誉。

4. 优化资源配置

通过对应收款的分析，企业可以了解客户的信用状况和市场需求，优化资源配置。

5. 促进销售增长

合理的应收款政策可以吸引更多的客户，促进企业的销售增长。

6. 便于财务分析

准确的应收款数据有助于企业进行财务分析，为企业的决策提供依据。

7. 增强竞争力

良好的应收款管理能让企业在市场竞争中更具优势，提高企业的竞争力。

8. 符合法规要求

规范的应收款管理符合相关的财务法规和税务要求，避免企业面临法律风险。

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五、如何提高应收款的回收率？

我听说提高应收款的回收率能让企业的资金状况更好。我就想知道有啥好办法能提高回收率。

1. 完善信用评估

在和客户合作前，对客户的信用状况进行全面评估，只和信用良好的客户合作。

2. 明确收款政策

制定明确的收款政策，包括收款时间、方式等，让客户清楚知道还款要求。

3. 加强沟通

和客户保持良好的沟通，及时了解客户的经营情况和资金状况。

4. 提供优惠政策

可以给提前还款的客户提供一些优惠，比如折扣等，鼓励客户提前还款。

5. 优化收款流程

简化收款流程，提高收款效率，减少收款的时间成本。

6. 定期对账

定期和客户对账，确保双方的账目一致，避免出现纠纷。

7. 激励销售人员

把应收款的回收情况和销售人员的业绩挂钩，激励销售人员积极催款。

8. 利用科技手段

借助应收款管理软件等科技手段，实时监控应收款的情况，及时采取措施。

发布人: dcm   发布时间: 2025-07-22 11:01:35