随着科学技术的不断进步，越来越多的资料管理单位通过采用先进的档案保存及维护技术，从硬件条件提升了档案的保存、维护能力，但与此对应的是，面对累积得越来越多的档案资料，资料管理单位苦于昂贵的资料管理人力资源成本以及档案存放空间场所的限制，使得资料管理工作举步维艰。
一、采用传统资料管理方式，更是出现了下列常见的“难题”
1.频繁的档案原件借阅调用，使得档案原件面临“消耗性”损毁或破坏的问题。
2.传统人工管理档案的方式由于档案资料的累积，尤其是在面临大容量档案库的情形下，更加凸显工作效率较低的难题。
3.对于多种类档案的保管，存在检索效率低下，准确性较差的问题。
4.涉及档案资料安全部分，可能存在只想授权某个范围内人员许可检索、查阅、调用，而现实中无法严格区分界定上述权限设置。
5.传统资料管理以及借阅受制于地域限制，无法满足跨区域异地档案申请检索、查阅、调用功能。
资料管理系统软件即是在这一背景下而开发，系统采用java技术开发，基于成熟稳定StrutsMVC框架，，采用Spring为中间层，以ibatis 作为持久化层;设计和架构具备良好的稳定性、扩展性、安全性、灵活地需求变动功能。
本资料管理系统软件可使资料管理单位资料管理的运行体系更为系统化，同时，以档案的归档、保存、维护、借阅为主线来驱动的资料管理流程将更为高效、便捷;由于系统采用了网络无纸化办公模式，在节省了办公成本的情况下，还减轻了档案工作人员的工作负荷，提升了档案工作人员的工作积极性，另外，资料管理系统软件也为档案利用对象提供了更为简洁的档案借阅体验，提高了档案利用的满意度。
二、泛普软件设计目标
1.实现标准统一-的文档入库管理及维护管理
资料管理单位具有部分传统的纸质档案资料，在本系统设计之初，即考虑到将上述纸质档案资料通过扫描仪进行统-扫描，成为电子档案后对其进行标准统-的录入操作，将其录入到资料管理系统软件中，并对这些扫描后的电子档案，赋予各自的档案题名、档号等相关关键字，以供档案利用者网络查询，这样既实现了传统纸质档案的电子化标准入库管理，又可以很好的保护极具价值的档案原件，一举两得。
除了将上述纸质档案电子化，实施具体的统一标准入库之外，系统还为用户提供了包括影像、照片等多类别的电子档案归档入库整理操作;这些措施为标准档案库的建设打下了坚实的基础。与此同时，相对于标准档案入库后的档案维护管理部分，系统提供了诸如八防管理、销毁等功能管理模块，规范化了档案的维护管理。