在工程档案管理系统软件的用户界面设计上，以界面的美观大气为基础，本课题充分考虑了用 户体验、操作便捷等因素，力求在系统操作和界面外貌上尽量贴合目前大众常规 操作的要求，而且在需求阶段也积极收集了用户对系统操作和界面上的意见和建 议。另外，本课题的研发周期为一年，开发进度绝对有所保障。因此本课题在用 户使用操作和开发进度控制上都是可控和可行的。
系统功能列表
在前期用户需求收集的基础上，经过对需求的细致整理和分析，本论文总结 出了软件工程资料管理系统的五大功能模块，分别是系统维护模块、收集整编模块、文件管理模块、档案管理模块、开发利用模块。每个大模块下包含了若干子模块。
业务流程
1、总体业务流程
各单位的档案管理各有不同，但总的都可分为：档案的收集整理、日常管理 和信息服务三部分。在对各个不同特点的业务流程做细致的分析和总结之后，本 系统最终形成了文件管理模块、收集整编模块、档案管理模块和开发利用模块等 功能模块。 按照不同业务流程的特点，制定系统内部的各种规则，包括档案分类方法、 排序方法、组卷规则、编号规则等，系统就可以按照这些规则的要求自动完成档 案管理特别是收集整编中的大量重复工作;档案员只需完成程序难以实现的文件 鉴定、规则设定工作;如果建立了数据接口，档案员还可以避免档案数据的录入。
通过定制规则，系统还可以成为实物档案很好的辅助管理工具。 通过文件管理库(文件库)、收集整编库(整编库)和档案管 理库(档案库)这三个数据库的协同操作，系统来完成电子档案的全部信息化管 理工作。
(1)文件管理库(文件库) 由各办公室的文书和机要员对各种收发的文件进行登记和管理，该数据库内 的信息描述是以收发文件流转为描述重点，与 OA 系统的描述很相似，与档案库 有所不同。
如您所在单位已经建立 OA 系统或类似系统及其接口，这些系统的数据可通 过接口直接转入文件管理功能;若存在尚未在 OA 系统中进行管理，或者不能在 OA 系统中进行管理的文件，此时文书或者机要员就可以使用文件管理功能，将这 些文件录入(转入)文件库;文件的收集整理、分析鉴定和修正调整都是在文件 管理功能中完成的。对那些不需要归档的文件，需要存放到指定的不归档文件库 中，需要归档的文件可在文件管理功能中转给档案员，转给档案员的待整理文件 可在文件管理中进行初步的组卷处理。
(2)收集整编库(整编库) 整编库主要用于归档文件的录入和整理。符合归档条件的文件可以通过 OA 系统的接口导入到整编库中。因为经过收集整编的文件有可能会形成正式的档案 文件，因此整编库的文件描述信息(库结构)和档案库的文件描述信息(库结构) 是一样的。 分散整理时，各基层单位和部门的文书或兼职档案员可在收集整编中录入和 整理本部门的待归档文件，然后提交给上级归档部门。依照系统统一制定的归档 文件整理规则，归档部门对下属单位和部门提交上来的档案进行接收和检查，对 不符合要求的档案，归档部门有权利将其打回给原来单位和部门，要求其重新进 行整理。 在集中整理的情况下，档案员对 OA 接口转入的待归档文件和自己录入的待 归档文件进行集中统一整理。
(3)档案管理库(档案库) 档案库主要用于对已正式归档的档案进行录入和管理。对经过收集整编后的 归档文件，档案人员可以对其进行确认处理，以将该文件转入到档案库。整理好 的馆藏档案在经过信息化加工后，其电子档案信息会直接存储在档案库中。档案 库中的文件一般只用于档案人员对其进行数据维护和信息利用，而不再对其进行 再次整理。对于超过保管期限的档案，可以通过进行档案鉴定来修改其保管期限 或者直接进行档案销毁。销毁后，档案仅保留销毁目录而转入到销毁库中。 总体说来，档案的开发利用，就是将上述文件库、整编库和档案库中的档案 信息提供给用户借阅使用的过程，既可以通过网络借阅，也可以实体借阅。