在建筑工程施工的过程当中，工程档案资料是十分重要的一部分，其是建设活动中形成的原始的、具备一定保存价值的基建文件、监理文件、施工文件和竣工图的统称。在管理建设工程质量、总体造价和建设工期的同时，作为建筑工程项目管理的重要组成部分，其关键作用也得到了越来越多人的关注。因此，实现对建筑工程档案资料规范化、程序化、合理化的同步管理是十分重要的，也是做好建筑工程项目管理工作的基础和关键。
一、建筑档案管理过程中出现的问题
1、施工管理原件不全
就目前而言，在建筑工程施工的过程当中，设计和监理单位有时候下发的施工管理文件为复印件，没有原件，这就不符合工程档案管理质量的需要。
2、工程质量验收时没有可以参考的书面材料
在进行建筑工程施工的过程中，为了有效提高工程的质量，必须要在完成一些质量控制点的施工之后，进行适当的质量验收，但是，很多时候为了追赶进度往往忽视了现场验收工作，也未按照相关的规定进行书面签字仪式，未形成相关的书面材料，这是不符合工程档案管理工作要求的。
3、原始资料书存在问题
在书写工程施工过程的原始资料的时候，有很多字迹漆草、不规范、错别字等问题，对于修改过的地方也未盖章和签字，这就大大增加了工程档案管理工作的难度。
4、没有形成统一的管理模式
目前，就工程档案的管理工作而言，其方式方法是多种多样的，部分管理较好的单位成立了工程档案室，通过专门的档案管理人员来管理档案资料，但是，很多单位由于存在其他部门或者文书代管或兼管的情况，造成档案材料不齐全、不完整的情况频发出现。
5、缺乏复合型档案管理人员
基层单位的档案管理人员专业素质整体偏低，既缺乏专业的档案管理业务知识，又缺乏相关的业务知识，难以符合档案管理工作的需要。
二、工程项目资料的收集管理
1、项目部负责收集、积累和整理项目前期文件(施工前)以及设备，工艺和涉外文件;勘察、设计单位负责收集、积累勘察、设计文件，并按规定向项目部移交有关设计基础资料和设计文件(见)。
2、项目施工阶段，由承包单位负责其项目全部文件的收集、积累、整理，并移交现场工作组;项目监理单位负责收集，积累项目监理文件，并提交现场工作组。
3、项目竣工验收阶段，承包单位负责项目完工资料的收集、整理，提交现场工作组;现场工作组负责竣工验收阶段所有资料的收集、整理。
4、反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，归入建设工程项目档案。
5、各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集。
系统特点
(1)应用针对性强：系统具有超强的实用性，易用性和针对性，是基建财务工作不可或缺的得力助手。通过对大量实际业务流程的提炼，在总结行业需求的基础上，实现财务业务竣工决算集成应用.
(2)功能标准化与个性化设计系统设计紧密：国家政策和财务制度要求，尽量建立一套标准的、符合规基建财务核算信息化体系，对财务信息化作出了有益的探索.系统将某些数据架构作了标准化设计，同时的设计灵活性又满足用户各自管理的不同需要，进行系统的灵活设置.目的是方便普通用户进行基建财务同时又照顾到高级用户的特殊需要。
(3)跨年数据统计查询：鉴于基建工程项目的特点，往往需要统计从开工建设至当前的数据，而普通的财务软件一般按照财务制度的要求只提供按会计期间进行统计，这就造成统计数据不连贯和不方便，因此在本系统中提供了按会计期间查询和跨年查询两种方式，最大程度上满足了用户的实际需求.
(4)易学易用，业务流程清晰：以关键业务为主线，功能划分科学，界面和操作项均考虑操作的简便性，数据安全，系统运行稳定.