正确规划项目管理信息系统的外部结构与功能，首先必须正确建立项目信息源的总体结构与处理流程。例如，一个较大型建设项目的信息管理范围涵盖了项目业主、 规划设计单位、勘察设计单位、技经设计单位、主管部门(规划、建设、土地、计划、环保、质监、金融、工商等)、施工单位、设备制造与供应商、材料供应商、 调试单位、监理单位等众多项目参与方(信息源)，每个项目参与方即是项目信息的供方(源头)，也是项目信息的需方(用户)，每个项目参与方由于其在项目生 命周期中所处的阶段与工作不同，相应的项目管理信息系统的结构和功能会有所不同。
工程企业材料管理的目的是为了控制工程成本，提高工程效率，实现经济效益的最优化，一旦材料的价格确定，材料的成本便是经济效益的最终决定因素，只有控制住材料成本，才能实现利润最大化。关于工程企业材料及价格管理软件的主要管控功能分析如下：
1、材料询价
用于登记材料部采购人员的询价记录。通过分析材料市场的价格信息，比较不同供应商的供货价格情况，为材料采购提供价格参考。
2、材料计划
用于材料部制订项目材料采购的总计划，同时实现材料部对材料计划的调整功能。通过定制材料计划审批流程，公司各个部门的负责人可对材料计划进行审核。
3、供应商管理
通过对供应商资质情况、供应能力、价格水平、质量水平、服务水平等各方面因素的综合评定筛选出合格供应商，并建立合格供应商名册，保证本企业的供应渠道稳定、畅通;加强对材料价格的管理，利用多方面渠道采集材料市场价格，建立每个供应商的供货记录台帐。
4、材料入库管理
采购执行后根据材料到场情况进行入库台帐的登记，采购价格按审批后的采购计划处理，没有对应采购计划的材料不予入库。为加强对材料采购价格的控制，项目部只登记材料入库数量。支持采购入库和直进直出等入库方式。
5、材料报损管理
解决项目部由于自然灾害、丢失或者是其他特殊原因造成的材料损失情况。报损单必须录入报损原因及具体的报损材料数量及价格。经项目经理审批后生效，材料的相应库存根据材料报损的数量进行扣减。
6、材料价格分析
通过导入深圳市建设交易中心提供的投标价、深圳市造价信息站的信息价，并结合各项目部历史采购数据进行材料价格的综合分析，可以分别比较出材料的中标价、信息价及采购价。
7、材料管理综合查询
可灵活设置查询条件，快速查询出各项目部材料的台帐信息。
8、工程设备材料明细
材料设备部通过对各个项目部的查询，实时对各个项目部材料预算数量、计划数量及采购数量三者数量的比较，监控项目部材料的用料情况。
9、材料采购台帐
根据设定的时间范围查询出各个项目部材料的采购情况。