没有团队协作，企业将可能会因为团队的内耗和冲突导致项目无法完成，从而浪费了大量时间金钱和资源。所以绝大部分团队基本达成共识——“团队协作才能发挥价值，1+1>2”。想提高团队协作效率，借助一些团队协作类的工具是非常有必要的。
许多项目管理系统包允许用户从其他应用程序，比如文字处理、电子表格以及数据库程序中获得信息。为项目管理系统输入信息的过程叫做转入。例如，你只需在需要时转入某个电子表格的信息就可以了，而大可不必将电子表格中有关人员或机器的成本信息重新键入项目管理系统程序，而且这样还可能会输入相互冲突或错误的资料。同样地，常常也要把你的项目管理系统的一些信息输入到这些应用程序中去。发出信息的过程叫做转出。例如，可能要把对某一承包商的进度计划报告转出到文字处理备注文件中。
一、团队协作软件选型须知
1、明晰企业需求和对协作软件的预期
市面上协作软件繁多，功能特性各异，需先了解团队对协作软件的功能需求，再按需试用挑选。
2、试用备选工具
几乎所有团队协作软件/协同OA软件 都支持购买前试用，充分利用试用机会，邀请团队成员加入试用，有必要的话可咨询供应方提供协助，更高效的完成试用。
3、多角度参考，敲定出匹配企业的软件
二、基本需求
1. 每个类型的任务都将生成唯一标示的任务编码，即：工作任务单号;任务主要属性：
2. 任务名称、描述、优先级、状态、预计完成日期和所用工时、实际完成进度百分比等;
3. 任务的创建、分配与再分配、接受与拒绝、进度更新和审核等操作功能，都可以根据业务流程的需要分配给指定的权限组或不同的个人;
4. 新创建的任务，可以分配给其他项目组成员，也可以为自己创建新任务;
5. 新任务的派发将即时通知给任务执行人;任务执行人可以接受、拒绝任务分配，也可以重新指定项目组其他成员来完成;
6. 任务执行人定期需要更新任务进度，而任务更新业务可设置多层级的审核流程，用以保证任务进度和所用工时的有效性;
7. 还可把任务执行过程中的成果作为提交物上传与并任务关联，成果包括：计划、报告和文件等;
8. 任务执行过程中的问题与解决方案，风险与规避办法也可得以记录;记录和跟踪任务关键信息变更历史。